¿Es Google Drive un buen gestor documental para un sistema de gestión?

Novedades en Google Drive

Antes de contestar a la pregunta que abre este artículo, pensamos que es importante aclarar las dudas que han surgido en los últimos días respecto a Google Drive. Hace unas semanas, Google hizo una publicación que alertó a 800 millones de personas en la que explicaba que iba a eliminar su servicio Google Drive. Esto causó el pánico general. Hasta cierto punto, es cierto. Analicemos entonces la verdad de este asunto, que radica principalmente en los nuevos cambios que Google va a incorporar acerca de su conocido gestor documental.

En primer lugar, el servicio que presta Google como gestor documental de almacenamiento en la nube va a continuar. No van a encontrar ningún cambio aquellas personas que utilicen el gestor documental Drive a través de un navegador entrando mediante su cuenta de Google. Sin embargo, la aplicación de Google Drive para PC y MAC se va a convertir en obsoleta. Los desarrolladores de la compañía han anunciado a través de un blog que la aplicación no va a recibir soporte a partir del 11 de diciembre. Debido a esto los usuarios van a tener por una de las dos opciones que ofrece Google.

La mayor parte de las personas querrán optar por Backup and Sync, la cual se está ofreciendo en el mismo enlace que Google Drive utiliza desde hace ya un tiempo. Para todos aquellos que no conozcan esta app, se trata de una réplica de Google Drive incorporando las funciones de Google Photos. Los usuarios de esta aplicación recibirán almacenamiento ilimitado de fotografías en el caso de seleccionar al subir la opción que las comprime ligeramente. Para todos aquellos que deseen cargar sus fotografías en la calidad original de las mismas, deberán pagar por ese almacenamiento extra. El uso de los archivos offline seguirá estando disponible, al igual que ocurrirá con la opción de sincronizar la aplicación con los dispositivos que el usuario desee.

Aunque ya han pasado unos meses desde el lanzamiento de la aplicación Backup and Sync, Google, la verdadera motivación que se esconde tras la retirada de la aplicación del gestor documental de Drive es la de alentar a las organizaciones y empresas usuarias de la aplicación a que comiencen a utilizar una nueva llamada Drive File Stream, la cual fue lanzada en el día de ayer.

El objeto de Drive File Stream es servir de disco duro colectivo para equipos y organizaciones. De esta forma, todos los archivos serán guardados en la nube pudiendo ser editados desde cualquier sitio.

Ante la duda de cuál es la que más se adapta a uno mismo, la pregunta principal gira en torno a si se desea tener una copia se seguridad local de los archivos. Según Google, podemos asociar la aplicación Backup and Sync a una carpeta, mientras que la aplicación Drive File Stream se asociaría a un disco duro. Debemos destacar que File Stream ha sido principalmente diseñada para equipos. Por tanto, el usuario recibirá más opciones a la hora de personalizar los archivos individuales y usuarios.

Para todos aquellos que no quieran tener que decidirse, Google no lo pone fácil. Obliga a eliminar Backup and Sync si se intentan usar las dos aplicaciones al mismo tiempo, por lo que tarde o temprano habrá que elegir una de ellas.

Para un usuario medio, Backup and Sync cumple los requisitos siempre y cuando no busquen un almacenamiento en la nube de manera completa. Pueden utilizarlo para una parte de almacenaje, tener una copia de seguridad local y disponer de algún que otro disco duro. Sin embargo, la posibilidad de poder acceder a los archivos desde cualquier sitio es un aspecto muy atractivo para los usuarios.

Independientemente de cual sea la elección no se debe olvidar que los archivos continuarán siendo seguros y que el gestor documental de Google, conocido hasta entonces como Google Drive, deberá ser sustituido por una de las dos opciones mencionadas antes del día 12 de marzo del próximo año 2018, fecha en la que el original gestor documental dejará de funcionar por completo.

¿Es Google Drive un buen gestor documental para un sistema de gestión?

En ISOTools, apostamos por la integración con Google Drive. Pensamos que es una excelente solución complementaria para la gestión de la información documentada. No obstante, como herramienta única para este aspecto, cuenta con importantes carencias en el enfoque de sistema de gestión. Principalmente, por dos motivos: El control de versiones y del ciclo de vida de los documentos. En resumen, la respuesta es no.

Control de versiones

El uso de versiones obsoletas de los documentos en la gestión: manuales, procedimientos, normativas, etc, da lugar a errores que merman la eficiencia y eficacia del sistema. ISOTools cuenta con una potente aplicación que permite automatizar toda la información documentada del sistema de gestión de la organización y mantener un minucioso control de versiones, manteniendo un registro automático de los documentos vigentes. El gestor documental de ISOTools ofrece funcionalidades orientadas a identificar rápidamente las versiones obsoletas, como marcas de agua personalizadas o avisos que alertan al usuario de la copia, impresión o uso de documentos que ya no se encuentran vigentes.

Ciclo de vida de los documentos

Por otra parte, en los sistemas de gestión es fundamental disponer de una trazabilidad en el tránsito de los documentos, es decir, poder controlar su ciclo de vida. En este sentido, el gestor documental de ISOTools aporta a los usuarios la posibilidad de gestionar la información desde la solicitud de la creación de un documento, hasta su archivo definitivo. Es posible generar y configurar flujos para la creación, revisión, aprobación y publicación de los documentos del sistema de gestión, contando además, con mecanismos para notificar de cualquier cambio a los participantes de un flujo.

El Gestor Documental de ISOTools se encarga de automatizar los procesos de almacenamiento, divulgación y distribución de la información documentada de la organización entre el personal autorizado, asegurando un aumento de la eficiencia y eficacia en la gestión.

Si desea conocer más sobre esta aplicación, le recomendamos leer “Documentación rigurosamente controlada con la App Gestión Documental de ISOTools”.